Sammen aleine: Våre beste tips for å jobbe hjemmefra i team

Ja, velkommen til koronavirus, da. Eller til tog som ikke går. Til den best egnede for jobben, enten hen bor i Mandal eller Malaga. Og ikke vil flytte. Til kundeprosjektet i Kirkenes og dine ambisiøse mål for reduksjon av bedriftens reisevirksomhet (særlig med fly… ).

Av mange grunner må vi akkurat nå, men også i framtida, ofte fjernjobbe, hver for oss, ved kjøkkenbord og hjemmekontorpulter. Det er bra for jorda, og det er bra for oss også, når vi får det til.

Hvis du nå mentalt regner opp hvordan du skal få råd til å legge Cisco-fiber i veggene til alle som jobber sammen med deg, og plassere «state of the art» videokonferanseutstyr på stueveggen til hver mellomlederhytte landet over, kan jeg glede deg med at du slipper det.

Tenk mest på teamet

De fleste arbeidsdager for de aller fleste virksomheter handler mest om å levere i ei lita gruppe hvor alle har sine oppgaver. Tenk derfor mest på denne lille gruppa av folk og la dem selv rigge seg slik de synes er best. De trenger noen verktøy og en del faste, delte rutiner og møteplasser.

Det er naturlig at tankene går til det aller vanskeligste: Hvordan skal vi ha allmøter uten å møtes? Skal vi ha webinar? Hvordan skal vi avvikle arrangementer som generalforsamling? Hvordan organiserer vi en workshop med 55 deltakere? Ikke bruk for mye tid på akkurat dette når du skal begynne med fjernjobbing som standard (i motsetning til spredte hjemmekontordager for å få unna papirarbeid i fred eller vente på rørlegger). Fiks hverdagen først, de store anledningene kan du rigge fra gang til gang før du finner et godt oppsett.

Å jobbe sammen hver for seg er ikke bare å trykke copy paste på en vanlig kontorarbeidsdag eller forsøke å etterligne livet i åpent landskap med flere geolokasjoner. Det er viktig å gjøre plass til livet til den enkelte — du er faktisk med dem hjem — og rigge for høy tillit og teamfølelse samtidig som man gir folk fordelene ved å være hjemme: Mye selvbestemmelse og kontroll over egen dag. Spør folk ofte om verktøy og møtetidspunkter funker bra for dem. (Folk har gjerne litt forskjellige rytmer, så fellesting bør nok gjerne skje så midt på dagen som mulig.)

Bruk verktøy du allerede har

Her kommer en oversikt over forskjellige verktøy du kan bruke for å jobbe hjemmefra i team.

Om du ikke har dem, er de fleste av disse rimelige i bruk og har mange alternativer som fungerer ca. like godt.

Chatte, småprate, gi beskjeder og dele filer

Slack, Twist, Teams, Workplace. Hvilket av disse du har eller velger spiller ikke så stor rolle. Vi bruker Slack i Netlife og er veldig fornøyd med det.

Tenk på det som en sosial sone hvor folk prater, stiller spørsmål, finner hverandre, men kanskje ikke akkurat jobber. Disse verktøyene ivaretar både umiddelbare kommunikasjonsbehov, kos og småprat og oversikt over hvem som faktisk er på jobb.

De fleste av disse har innebygde video- og skjermdelingsløsninger av varierende kvalitet, og er gode å bruke til kjappe avklaringer mellom få personer eller samarbeid i dokumenter.

Ha oversikt over oppgaver og prioriteringer

Det aller mest populære prosjektstyringsverktøyet er nok regneark og det er ingenting å skamme seg over! Men det er også mulig å ha egne verktøy for oppgavefordeling og prosjektstyring. I Netlife bruker vi for det meste ClickUp.

Andre populære verktøy:

• Trello
• Basecamp
• AirTable

Alle disse er ganske rimelige og det er lett for alle i teamet å få oversikt over hvilke oppgaver som er prioriterte. Du kan lage grupper for prosjekter. Det kanskje viktigste å tenke på er at dere må prioritere oppgavene godt, og at det er viktig å bryte ned store oppgaver i mindre biter så det er lett å se fremgang.

Det er viktig å ikke tre ting ned over hodet på folk. Ikke GI oppgaver, men la folk TA oppgaver. Snakk sammen om fordeling og prioritering. Du er ikke kongen, du kan ikke herske over befolkningen, du skal jobbe sammen med dem.

Lagre og finne (og slette)

Ha filene deres i skya så alle kan finne dokumenter og underlag de behøver. Google Drive, Office 365, hva som helst. Del så mye du kan og vær litt strukturert på navning.

Slett filer som ikke skal brukes. Ikke kall dem «SKAL IKKE BRUKES — generalforsamling2019.docx», men utrydd dem fra filområdet. Du trenger ikke kladden fra forrige uke eller forrige år.

Dette 1) bruker mindre strøm 2) gjør fil-mengden mindre overveldende for de som skal finne noe.

Jobbe sammen på video

Det er enklest for de fleste å bruke noe som kjører i nettleseren, som f.eks. Whereby. Fordelen med Whereby er at det er veldig forutsigbare URL-er, så du trenger ingen invitasjon, du trenger bare å vite nettadressen. Det er enkelt for kunder eller eksterne også. Du må heller ikke laste ned noe eller opprette konto for å delta i et møte.

Det finnes også mange andre løsninger som funker bra, som du sikkert alt har:

• Zoom
• Integrerte videoløsninger i Slack, Twist, Microsoft Teams osv
• Google Hangouts

Når alle er på hjemmekontor er det ofte lettere å ha gode videomøter enn når noen er i det fryktede og uforståelige videorommet. Videorom er ofte slik at man sitter helt nederst i et stort rom for at alle skal være i bildet og derfor er pittepittesmå, og kameraet sitter gjerne høyt oppe på veggen. For bra møter er det viktig å se kroppsspråk og ansikter. Derfor kan det være bedre å sende videorom-folket til hver sin stille krok for å bruke videoløsninga på sin egen datamaskin, med headset.

Det er også viktig å kunne dele skjerm. Man kan bruke verktøy som egner seg særlig godt for dette, og da er det essensielt å kunne tegne på hverandres skjerm. Da kan man dele og gi tilbakemelding på hva som helst!

Slack, som vi selv bruker mye til dette i Netlife, har en integrert videoløsning som er god på skjermdeling, men det er også helt tilstrekkelig å ha lyd og jobbe sammen i

• Google docs, slides og sheets (til tekst, presentasjoner og regneark)
• Figma (for å designe sammen, samle dokumentasjon. Fint slipp og dra-system!)
• Mural (hos oss brukt f.eks. til UX-workshopper)
• Explain Everything (interaktiv tegnetavle)

Så lenge man ser hverandres peker på skjermen funker det bra med bare telefon eller lyd over Whereby, Slack eller Hangouts.

(Litt grunnleggende videohygiene: Skru av din egen mikrofon når du ikke snakker, bruk håndsignaler for å be om ordet og ikke sitt med en lyskilde som et stort vindu direkte bak deg.)

Hvilke møter er det lurt å ha?

Det kan hende du må ha flere faste møter, men de er antagelig mye kortere enn fysiske møter. I Netlife-prosjekter vurderer hvert team selv hva de behøver, men disse er gjengangere:

• Standup — gjerne om morgenen og like før lunsj. Bør ikke ta mer enn 10 minutter.
• Retro — evaluering av det vi har gjort og hvordan det gikk. Er lengre enn en standup.
• Ukesplanlegging/roadmap/prioriteringsmøte — gjerne hver mandag eller fredag. Her fordeles og prioriteres oppgaver for den nærmeste tida.
• Sjekke inn og ut på Slack (eller det tilsvarende) når du kommer om morgenen og går på ettermiddagen
• Du kan selvfølgelig også ha brukertester, workshopper og kurs på video.

Koseprat og pauser

Å jobbe aleine på hjemmekontor over tid kan bli ensomt. Det er fint å føle seg som en del av et felleskap selv når du jobber mye for deg selv. Det er hyggelig å se andre og ta en kaffe. Virtuelle møter er ofte veldig oppgavefokuserte og effektive. Den hverdagslige praten blir ofte glemt. Før dere hopper på oppgaven dere skal jobbe på eller starter med presentasjonen, del noe fra helga di eller hverdagen din og få den/de andre til å gjøre det samme. Å dele noe først er med på å skape tillit og en tettere relasjon til den du jobber med.

Det er også ofte frykt (fra ledere) for at folk skal skulke litt unna. Det er gjerne det motsatte som blir problemet. Folk jobber for lenge uten pauser, og hjemmekontoret flyter ut til kveld og ettermiddag.

Det går an å planlegge pauser og sosial prat, men det er ofte mer effektivt å inspirere til pauser. Gå en tur (alene, unna folk, hehe), ta en kaffekopp på balkongen, kos med katta, eller dans på stuegulvet til den beste spillelista di, og si fra at du går, så andre kan følge på uten dårlig samvittighet.

Faktisk: Farvel for alltid, dårlige samvittighet

Folk vil veldig gjerne gjøre så godt de kan.

På et kontor gjemmer pauser og sosialisering seg i kontorets egen rytme. En tur til kjøkkenet for å hente kaffe og et knekkebrød, en god prat om helgeplaner med kollegaer, FIFA-pauser og en rask tur på butikken (som kanskje ligger i nabobygget). Det er ingen som leverer åtte effektive timer om dagen, men på hjemmekontoret kan det føles som man må det.

Gi slipp på denne forestillingen og hjelp andre til å senke skuldrene. Du blir ikke en maskin fordi du snakker med andre på video. Hvis du er leder eller sjef er det spesielt viktig at du gjør det klart for folka du jobber sammen med at det er helt naturlig at arbeid krever tenkearbeid, at hjernen må få hvile av og til: Del kattebilder og gøye videoer av otere, husk at hjerneaktiviteten stiger voldsomt når du får frisk luft og aktivitet og ta godt vare på hverandre på avstand.

Dette får du til.

Tusen takk til Eva Endre, som skrev dette sammen med meg. Hun deler en innstendig oppfordring om at alle som har muligheten må hjelpe til med smittevernet akkurat nå. Du får tak i oss alle sammen på netlife.com — selv om vi har hjemmekontor, hele bunten.