Skap gode rammer for valg av byråforbindelse. Felles anbefaling fra ANFO og KF

1. Et byråvalg trenger IKKE ha form av en tradisjonell byråkonkurranse eller pitch

I vår bransje har det utviklet seg en tradisjon for at valg av ny byråpartner gjerne gjennomføres som en byråkonkurranse. Slik trenger det ikke være. Ofte vil det være mer hensiktsmessig å ha møter med de mest aktuelle byråene eller kanskje gjennomføre et prøve-prosjekt med en mulig samarbeidspartner.

2. Prosessen bør ikke være større enn nødvendig

Annonsører og byråer bør avstå fra pitcher med krav til store leveranser. Vi tror på en kvalitetssikret prosess der både kunde og byrå kan kjenne seg komfortable gjennom de tre fasene: Behovsanalyse, utvalgsfase og selve vurdering og beslutningsfasen. Vi oppfordrer til transparente prosesser der leveransen er tydelig avgrenset og definert, der timebruk, vurderingskriterier, økonomisk størrelse på kundeforholdet og tidsplan er tydelig kommunisert fra start.

3. En byråvalgprosess bør ikke inneholde konkrete kreative idéer eller designskisser

Konkrete idéer, skisser eller ferdige løsninger på et stadium hvor byrået har begrenset med forutsetninger for å løse oppgaven, og ingen mulighet til å gjøre de nødvendige avklaringene de er nødt til å ta sammen med kunden, blir ofte en ren proforma øvelse. Med andre ord en variant som er lite egnet til å hjelpe kunden i vurderingen av hvilket byrå som vil være den beste, langsiktige samarbeidspartneren.

4. Hvordan kan en pitch foregå i henhold til anbefalingene?
Utgangspunktet for enhver pitchprosess er en brief fra oppdragsgiver. I briefen bør oppdragsgiver være tydelig på selve utvalgsprosessen, hvor mange byråer som er invitert med i prosessen, hva oppdraget gjelder, hvilke valgkriterier og vekting som vil benyttes, omfang på oppdraget og tidsplan.

• 4.1. I første fase inviteres gjerne 3-5 byråer til individuelle møter. Her presenterer byråene seg selv og teamet, kompetanse og erfaring, arbeidsprosesser og relevant tidligere arbeid.

• 4.2. Deretter gjennomføres en finalerunde med typisk 2-3 byråer. Her arrangerer man gjerne en workshop, eller på annen måte fasiliteter relevante (for kunden) diskusjoner med team byrået hos oppdragsgiver. Dette kan eksempelvis ha form av en debrief hvor man gjør initielle avklaringer og diskuterer strategiske veivalg. Formen bør være mest mulig lik en virkelig arbeidssituasjon.

• 4.3. Vi anbefaler at de byråene som ikke kommer videre, gis gode og konkrete tilbakemeldinger i etterkant.

5. Bør byråene kompenseres for arbeidet i en pitch/byråvalgsprosess?

I utgangspunktet bør dette ikke være nødvendig. Men i de tilfeller der annonsør ber om leveranser eller kjører prosesser UTOVER det vi anbefaler, og særlig i tilfeller der annonsør foregriper leveransen ved å etterspørre strategiske eller kreative løsninger, vil det være naturlig å kompensere for arbeidet.

6. Jobb med samarbeidet og relasjonen

En gjennomsnittslengde på et byråforhold er noe over 4 år i Norge. Det vil ofte være bedre å jobbe med det forholdet du har, enn å iverksette en omfattende byråprosess. Et byråbytte kommer alltid med en kostnad.

7. Offentlige anskaffelser
Offentlige oppdragsgivere er underlagt særlige regler for kjøp av blant annet kommunikasjonstjenester. Den største forskjellen fra private aktører er at disse prosessene må være åpne for alle. Det stiller ekstra store krav tilbake med tanke på ryddige og strukturerte prosesser og tydelige og avgrensede leveranser. En totrinns anbudsprosess som åpner for forhandling/dialog, vil som regel alltid være å foretrekke ved kjøp av kommunikasjonstjenester. Hovedprinsippene er ellers i stor grad like enten det gjelder offentlige anskaffelser eller byråkonkurranser i private bedrifter. Også her gjelder det at man ikke foregriper leveransen ved å be om kreative idéer, skisser eller løsninger som en del av innleveringen.